Principios de Edward Deming

14 principios de Deming

LOS 14 PRINCIPIOS DE WILLIAM EDWARD DEMING

1.- Constancia en el propósito de mejorar  productos y   servicios:

“El Dr. Deming sugiere  una nueva y radical definición de la función de   una empresa:  Más que hacer dinero, es  mantenerse en el negocio y brindar empleo por  medio de la innovación, la investigación, la mejora constante y el   mantenimiento“.*

Este primer principio es valido y seguirá siendo  válido de por vida, pues la mejora en productos y servicios  nunca acabará. Leímos en una revista  española que hoy día la I&D debía  convertirse en I&D&I, investigar, desarrollar e innovar  permanentemente. Algunos todavía aplicamos el  título de ese artículo: “Que inventen ellos”,  refiriéndose al logro de los alemanes y otros  países en época de Franco.

2.- Adoptar la nueva filosofía:

“Hoy día se tolera demasiado la mano de obra  deficiente y el servicio  antipático. Necesitamos una nueva religión en la cual  los errores y el negativismo sean inaceptables”.*

Para lograr la constancia en el propósito de  mejorar continuamente, debe aceptarse como una filosofía  propia, y adoptarla a todas las labores de la empresa. De  suerte uno de los principios de ISO 9000 los  establece: “La mejora continua del desempeño global de la   organización debería ser un objetivo  permanente de ésta”. Lamentablemente muchas empresas pasan de  una a otra filosofía, buscan afanosamente afuera, teniendo  a lo interior de la empresa mucho que  descubrir.

3.- No depender más de la inspección  masiva:

“Las empresas  típicamente inspeccionan un producto  cuando éste sale de la línea de producción o en etapas importantes del  camino, y los productos defectuosos se desechan o se re elaboran.  Una y otra práctica son innecesariamente costosas. En  realidad la empresa le  está pagando a los trabajadores para que hagan defectos y  luego los corrijan. La calidad NO proviene de la  inspección sino de la mejora del proceso“*.

Este principio fue mal comprendido. Recordamos una empresa que  aplicando el principio al pie de la letra, redujo de 20 a 4 sus  inspectores de calidad con el consiguiente problema en el  deterioro de la calidad de sus productos. La inspección  NUNCA se elimina, se hace innecesaria, lo cual se logra por el  crecimiento de su personal, por el   control de sus   procesos. Si  una empresa tiene   problemas de  calidad, no solo debería inspeccionar al 100%, sino no  hasta el 400% para asegurarse de que no lleguen productos  defectuosos al mercado. El mismo  Deming nos lo recomendaba. Una vez recibimos en CR una visita de  un conocido japonés, líder  en Calidad Total.  Cuando se le preguntó que ¿cuántas empresas  estaban en Calidad Total, en CR?, respondió que ninguna,  pues de todas las que había visto, no encontró una  sola gráfica de control,  razón por la cual consideró que no había  control de sus procesos y por  lo tanto seguían con la inspección masiva de sus  productos.

4.- Acabar con la práctica de adjudicar   contratos de  compra basándose exclusivamente en el precio:

“Los departamentos de compra suelen funcionar siguiendo  la orden de buscar al proveedor de menor precio. Esto  frecuentemente conduce a provisiones de mala calidad. En lugar de  ello, los compradores deben buscar la mejor calidad en una  relación de largo plazo con un solo proveedor para  determinado artículo”.*

Como gerente de   materiales en  varias empresas multinacionales aprendimos varias lecciones de lo  que es cambiar de proveedor, concluyendo que el costo de un  producto no es  el precio de compra sino el precio de uso. Una materia prima  que se adquiere de un proveedor nuevo, por más que se  encuentre en la lista de proveedores  aprobados, famosa hoy día, causará grandes  pérdidas hasta que el proceso es  ajustado y el resto de insumos se acoplan a la nueva materia prima.  Si es difícil obtener la misma calidad en dos lotes  diferentes de un mismo proveedor, con mucho más  razón en dos proveedores  distintos.

Algunas empresas se soportaron en este principio para  desarrollar el concepto de  “Proveedor Único”, creyendo que ahora iban a tener un solo  proveedor para todos sus productos. Lo que promovió el Dr.  Deming fue una “fuente única para cada  producto”.

5.- Mejorar continuamente y por siempre los sistemas de  producción y servicio

“La mejora no es un esfuerzo de una sola vez. La   administración está obligada a buscar  constantemente maneras de reducir el desperdicio y mejorar la  calidad”.*

Además de la mejora continua de los productos  deben mejorarse los sistemas, pues  difícilmente alcanzaremos nuevas metas con los mismos   métodos.  El estudio de la capacidad de procesos, el ir estrechando los  niveles de tolerancias hasta llegar al 6 sigma (3.4 defectos por  millón), hace que las empresas puedan realmente destacarse  en este mercado  globalizado. Este aspecto es reforzado concretamente en la  cláusula 8.5.1 de ISO 9001,  establece: “La organización debe mejorar continuamente la   eficacia del   sistema de   gestión  de la calidad mediante el uso de la política de la  calidad, objetivos de  la calidad, resultados de las auditorías, análisis de datos, acciones  correctivas y preventivas y la revisión por la dirección“.

Muy pocas empresas utilizan o comprenden el concepto del Cpk  (Indice de capacidad de proceso) y su relación con la  variabilidad del proceso mismo medido por medio de la  varianza.

6.- Instituir la capacitación en el   trabajo:

” Con mucha frecuencia, a los trabajadores les  enseñan su trabajo otros trabajadores que nunca recibieron  una buena capacitación. Están obligados a  seguir instrucciones ininteligibles. No pueden cumplir bien su  trabajo porque nadie les dice cómo  hacerlo”.¨*

Capacitar permanente a trabajadores y supervisores en su  propios procesos, de manera que ese aprendizaje ayude  a mejorarlos tanto incremental como radicalmente. Primero tener   conocimiento  de lo que se hace, más allá de seguir el procedimiento, el  mecánico que sepa de mecánica, el soldador de soldadura,  etc. ISO 9000 lo  confirma en 6.2 cuando establece que  “el personal que  realice trabajos que afecten la calidad del producto debe ser  competente con base en la educación,  formación, habilidades y experiencia  apropiadas”.

“La  organización debe:

a) determinar la competencia    necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la    calidad del producto;

b) proporcionar formación o tomar otras acciones para  satisfacer dichas necesidades;

c) evaluar la eficacia de las  acciones tomadas;

d) asegurarse de que su personal es consciente de la  pertinencia e importancia de sus actividades y cómo  contribuyen al logro de los objetivos de  la calidad.

Hoy día la capacitación va de  degeneración en degeneración. Cada persona que se  entrena se degenera el  conocimiento.

7.- Instituir el liderazgo:

“La tarea del supervisor no es decirle a la gente  qué hacer, ni es castigarla, sino dirigirla. Dirigir  consiste en ayudarle al personal a hacer un mejor trabajo y en  aprender por métodos  objetivos quién necesita ayuda individual”.*

Es mucho lo que se ha escrito sobre el tema, y hay  coincidencia en la necesidad del involucramiento del líder  para que las cosas cambien, por eso no es necesario profundizar.  En un análisis de relación causa efecto  que hicimos en un grupo de  trabajo con respecto a los 8 principios de ISO 9000:2000,  concluimos que el disparador de todo el esfuerzo es el liderazgo.  Desarrollar líderes a todos los niveles es  obligación del líder superior, quitar el temor de  que si son mejores entonces termina botándolo a  él.

Los líderes establecen la unidad de  propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y  mantener un ambiente  interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse  totalmente en el logro de los objetivos de la  organización”.

8.- Desterrar el temor:

“Muchos empleados temen hacer preguntas o asumir una  posición, aún cuando no comprendan cuál es  su trabajo, ni qué está saliendo bien o mal.  Seguirán haciendo las cosas mal o sencillamente no las  harán. Las pérdidas económicas a causa del  temor son terribles. Para garantizar mejor calidad y más   productividad  es necesario que la gente se sienta segura”*

Se ha dicho que no hay temor al cambio sino a  la incertidumbre de lo que pasará con el cambio.  Además de explicar en que consiste el cambio, son pocos  los gerentes que dan muestra de haber  desterrado el temor de su estilo gerencial, presionando sobre  metas inalcanzables, culpando a subordinados de la falta de  capacidad de los procesos que son de responsabilidad gerencial. Nos decía  Ishikawa que el 85% de los problemas son  responsabilidad de la Gerencia,  pocos entienden lo que esto significa. Desterrar el temor a  equivocarse. Como lamentamos en las capacitaciones al interno de  la empresa, como en presencia del superior, nadie se atreve a  hablar, preguntar o menos cuestionar, eso si causa pena. Apenas  este sale del salón las preguntas y cuestionamientos  afloran por miles.

9.- Derribar las barreras que hay entre áreas  de staff

“Muchas veces los departamentos o las unidades de la  empresa compiten entre sí o tienen metas que chocan. No  laboran como equipo para resolver o prever los problemas, y peor  todavía, las metas de un departamento pueden causarle  problemas a otro.”*

Aunque Hammer y Champy lo utilizaron como caballo de  batalla en su famosa reingeniería, ésta se  concentró en los despidos de personal, perdiéndose  la gran oportunidad para derribar barreras entre departamentos  que se olvidan que la batalla no es interna sino contra una  competencia que  no da tregua y unos clientes que no  están dispuestos a exigir menos que lo mejor. Existe un  gran desgaste entre departamentos que hace difícil llegar  a soluciones  correctas. Hoy día el enfoque basado en procesos y el  enfoque de sistemas  tímidamente proponen identificar los procesos y gestionar  sus interacciones, pero se debe tener cuidado de mencionar que el  problema es de “organigrama“, es  de poder, guste o  no.

10.- Eliminar los lemas, las exhortaciones y las  metas de producción para la fuerza   laboral:

“Estas cosas nunca le ayudaron a nadie a  desempeñar bien su trabajo. Es mejor dejar que los  trabajadores formulen sus propios lemas”.*

Anuncios en periódicos, carteles por toda la  empresa, murales con las huellas del personal, contribuyen al  ambiente de  calidad, pero no mejoran la calidad. Si el dinero que  se gasta en esas campañas se invirtiera en hacer estudios  profundos de los procesos, en conocer las necesidades reales de  los clientes, otra  sería la situación. Algunas empresas certificadas  bajo ISO 9000,  abusan de la palabra ISO, como si esto fuera lo realmente  importante, olvidándose del mejoramiento continuo de la  calidad y el servicio.  ¿Porqué cuando se habla de los logros alcanzados en  las últimas tendencias gerenciales, muy poco se dice de la  calidad y de la competitividad  de las empresas?.

11.- Eliminas las cuotas  numéricas:

“Las cuotas solamente tienen en cuenta los  números, no la calidad ni los métodos. Generalmente  son una garantía de ineficiencia y alto costo. La  persona, por  conservar el empleo, cumple  la cuota a cualquier costo, sin tener en cuenta el perjuicio para  su empresa”*

Si se aceptara como una máxima de todo proceso la  variabilidad implícita en todos ellos y si todo el  esfuerzo se concentrará en reducirla, las metas se  alcanzarían solas. Que se gana con estar revisando   la meta de la  semana o del mes con sus altibajos, si éstos varían  debido a causas normales. Se alcanzan las metas y nadie analiza  porqué; no se alcanzan y tampoco se analiza, se amonesta,  en el siguiente mes se alcanzan para luego caer de nuevo. Una  nueva meta sin un nuevo método no  cambia el proceso. Los premios y castigos no mejoran  procesos.

12.- Derribar las barreras que impiden el sentimiento  de orgullo que produce un trabajo bien hecho.

“La gente desea hacer un buen trabajo y le mortifica no  poder hacerlo.  Con mucha frecuencia, los supervisores mal orientados, los  equipos defectuosos y los materiales  imperfectos obstaculizan un buen desempeño. Es preciso remover esas  barreras”*

Ningún empleado que ingresa nuevo a una empresa  entra desmotivado, pero en muy poco tiempo nos  encargamos de desmotivarlo. Las personas no cometen errores a  propósito, actúan dentro de lo que el sistema les  permite, la falla está en el sistema, no en las personas.  Fallas en la selección,  en la inducción, en el entrenamiento, en  el reconocer los logros, en estudiar las causas de falla, en la  ausencia de procesos de mejora continua. Algunas personas con la  sana intención de democratizar las empresas quieren  involucrar a los empleados en la definición de la Misión y  Visión de la empresa, pero no están dispuestos  a escuchar sugerencias en la mejora de sus propios procesos. La  participación es la forma de hacer valioso a una  persona.

13.- Establecer un vigoroso programa de   educación  y entrenamiento:

“Tanto la administración como la fuerza  laboral  tendrán que instruirse en los nuevos métodos, entre  ellos el trabajo en equipo  y las técnicas   estadísticas“.*

Este principio es complemento del número 6 sobre  la capacitación. Este es más referido a lo que se  conoce como “Formación y Desarrollo de   Competencias“,  lo cual depende de la visión de la empresa, de los  objetivos para alcanzarla, de las nuevas formas de poder  competir, de los nuevos procesos a desarrollar, de los nuevos  comportamientos del personal a todos los niveles, en síntesis  del cambio cultural que la empresa requiere.

14.- Tomar medidas para lograr la  transformación

“Para llevar a cabo la misión de  la calidad, se necesitará un grupo especial  de la alta administración con un plan de   acción. Los trabajadores no pueden hacerlo solos, y los  administradores tampoco. La empresa debe contar con una masa   crítica de personas que entiendan los Catorce puntos, las  7 enfermedades  mortales y los obstáculos”.*

La transformación no llega sola, la alta dirección debe tomar la decisión de  querer hacerlo y aplicar el principio de instituir el liderazgo.  Para lograr la transformación debe ser algo más que  llamar al consultor, nombrar al “representante de la gerencia”,  significa comprometerse y ser ejemplo, capacitándose de  primero, cumpliendo su tarea. Aquellas empresas que hoy  día nos dejan satisfacción en nuestra labor como  consultores, son aquellas en donde el Gerente  General fue el pilar del cambio, establecía buenos  lineamientos, motivada a su gente, se comprometía. El  mejor consultor no sustituye un mal gerente.

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